Blogul lui George Butunoiu

Orice organizatie care nu incape intr-un apartament de bloc are manageri buni si manageri prosti. O parte dintre cei buni intuiesc ce e aceea productivitate si la ce e buna, cei din « grupa » cealalta nu. Dintre primii, o alta parte stiu ce si cum se face asta, ceilalti nu. Dintre ce care stiu, o mica parte o si fac sistematic, ceilalti numai cand sunt manati de la spate, sau nu o fac deloc. Cei care cred ca asta e un lucru ingrijorator au dreptate doar partial. Daca fiecare manager si-ar modela bucata lui de business, ar optimiza si automatiza procesele cum crede el ca e mai bine, e posibil ca firma, ca intreg, sa nu mearga mai bine, ci mai prost. Cand va incerca cineva sa modeleze, sa automatizeze si sa optimizeze procesele la nivelul intregului business s-ar putea sa-si dea seama ca e mai greu decat daca ar fi gasit acolo un teren virgin.

Cea mai eficienta modelare a unui business, automatizarea si optimizarea sa, se fac atunci cand se porneste de sus in jos, de la nivelul intregii firme, si se foloseste un singur sistem sau, oricum, cat mai putine sisteme, dar care pot fi integrate cat mai strans. Automatizarile partiale, la nivelul unor departamente sau acticvitati, pot deveni un handicap daca nu pot fi integrate cu restul sistemelor, chiar daca, pe bucatica lor, isi fac foarte bine treaba. De multe ori e preferabil sa renunti la cateva functionalitati « de efect » dar neesentiale, de dragul integrarii si a avantajelor pe care aceasta le aduce intregii afaceri. Cu alte cuvinte, cu cat un sistem poate administra mai multe departamente sau activitati, cu atat sunt mai mari sansele ca, la nivelul organizatiei, acest sistem sa aduca o eficienta mai mare si productivitatea sa creasca constant.

Majoritatea angajatilor nu au nici cea mai vaga idee (si nici vreun interes) sa clasifice informatiile si documentele. Cati dintre cei care citesc aceste randuri nu isi tin toate emailurile din 2009 in Inbox si apoi folosesc Advanced Search pentru a cauta ceva printre cele cateva mii de mesaje?  Chiar si folosirea instrumentelor elementare ale taxonomiei cere resurse intelectuale mult mai mari decat ce se poate gasi in mod obisnuit intr-o firma. Unul dintre reflexele cele mai inradacinate in comportamentul angajatului este sa apese pe butonul de Print. Daca nu arunca hartia imediat ce o citeste, atunci sigur o pune intr-un loc in care prezenta ei acolo nu are nicio noima. In timp, informatia se dubleaza, se tripleaza, ajunge sa debordeze… Una dintre cele mai importante risipe de resurse dintr-o companie se face prin cautarea informatiilor neclasificate (sau prost clasificate) si prin informatiile redundante.

E de preferat ca un sistem de automatizare a activitatii firmei (model de management + suport IT) sa fie mult mai destept decat majoritatea utilizatorilor lui. In primul rand, trebuie sa va asigurati ca nu inregistreaza informatii redundante, nici vertical (de-a lungul timpului) si nici transversal (intre departamente). O informatie trebuie sa fie stocata o singura data, intr-un singur loc, si sa poata fi regasita oricand si de catre toate departamentele care au nevoie de ea folosind un sistem unitar de clasificare. Sistemul de clasificare trebuie sa fie suficient de complex incat sa acopere toate tipurile de date, complet adaptabil la tipul de activitate si la modelul de business al companiei si suficient de flexibil incat adaugarea unor noi clase sau criterii de clasificare sa nu strice intregul esafodaj deja operational. Ca regula generala, cu cat sistemul elimina in mai mare masura folosirea hartiei in activitatea curenta, cu atat redundantele pot fi reduse mai usor, clasificarea informatiilor si a documentelor e mai simpla, si, evident, si regasirea lor se face mai rpid si cu mai mare precizie. Nu in ultiumul rand, riscul pierderii informatiilor se reduce asimptotic catre zero.

Sunt putini managerii capabili sa-si optimizeze activitatea departamentului lor si care sunt preocupati in permanenta de productivitate. Dintre acestia, inca si mai putini sunt cei dispusi sa-si imparta rezultatele eforturilor, informatiile si contactele cu altii, fie ei din acelasi departament sau din departamente diferite, daca nu sunt obligati de catre sefi mai mari decat ei sa o faca. Daca se intampla asta, evident, vor vrea si ei sa beneficieze de acces la resursele altor departamente.

Sistemul trebuie sa permita celor cu drept de decizie, printr-un mecanism complex de drepturi si permisiuni, sa hotarasca (si sa impuna!) ce informatii ale cuiva pot fi folosite si de catre altcineva, in ce conditii, daca accesul acesta la informatii sa fie sau nu simetric (cei de la Juridic sa poata vedea ce fac cei de la Aprovizionare, dar invers nu etc.) Practic, e vorba tot de eliminarea redundantelor.

Se stie foarte bine ca aproape toate a afacerile care esueaza sau care merg prost ajung asa nu din cauza lipsei unei strategii sau datorita folosirii unei strategii gresite, ci din cauza executiei proaste a strategiei de catre manageri, in special de cei de mijloc. E mult mai simplu sa faci o strategie buna (fie si datorita faptului ca sunt destui consultanti care o pot face in locul tau) decat sa o executi cu rigurozitate, zi de zi, timp de un an sau mai mult.

Un sistem performant trebuie sa acopere cat mai multe (daca nu chiar pe toate) activitatile legate de executia strategiei si sa permita managementului urmarirea in timp real (instantaneu) a tuturor indicatorilor de business si a « smoke detector-ilor » care semnaleaza devierile si pericolele inca din fazele incipiente. Practic, o buna parte din valoarea unui astfel de sistem rezulta din metrics-urile pe care le poate da, atat cele simple (valori, grafice etc.) cat si cele complexe, combinate, calculate cu formule specifice (business intelligence).

In firme se fura pe rupte, si in cele antreprenoriale si (mai mult) in cele multinationale si volumul furturilor creste proportional cu inaltimea in ierarhie a celui care se « autofinanteaza ». Pe langa paguba directa pe care aceste furturi o produc companiei, cea indirecta, care rezulta din frustrarile celor care nu fura dar care vad ce fac ceilalti, e, de multe ori, mult mai mare.

Un bun sistem trebuie sa faca toate procesele prin care se stie ca se poate fura cat mai transparente, informatiile trebuie pastrate pe toata istoria firmei si e bine sa existe un sistem puternic de « tracking » prin care sa se poata depista oricand cine si ce tranzactie a facut. De multe ori, doar simpla cunoastere a existentei unui astfel de sistem ii face pe multi sa se gandeasca de doua ori inainte de a pune mana unde nu trebuie…

Biroul mobil… se vorbeste despre el de ceva vreme: sa poti sa lucrezi de acasa, de la hotel sau de pe marginea piscinei, sa te poti muta la client timp de o saptamana si sa lucrezi ca si cand ai fi la tine in birou, sa te asezi la un calculator pe care-l gasesti liber ca sa-ti termini ce aveai de facut – nu e rau, mai ales cand e criza in oras, cand firma si reduce spatiul pentru a face economie la chirie, cand sefii se gandesc chiar sa introduca lucrul in schimburi, cand drumul de acasa pana la birou sau pana la un client iti ia doua ore…

Asteptati-va sa fie si mai rau de atat in anii urmatori si gasiti un sistem de lucru care sa va permita sa lucrati de oriunde v-ati afla, aproape ca si cum ati fi tot timpul in birou, alaturi de toti ceilalti din firma. Cu nivelul la care a ajuns tehnologia Internet in zilele noastre s-ar putea sa nu mai simtiti diferenta. Daca drumurile sunt din ce in ce mai greu de facut, consuma din ce in ce mai multe resurse si nervi, orientati-va catre un sistem IT care are, sau care permite sistemul de self-service: fiecare (angajati, clienti, furnizori, clienti potentiali etc.) sa isi caute singuri, sa gaseasca cu usurinta si sa se poata « servi » cu ce au nevoie, daca au acest drept.

Nu subestimati prostia angajatilor si, mai ales, rezistenta ei la schimbare! « Sefu’, e inadmisibil, in noul soft nu am coloana de Dosare, cum o aveam in cel vechi! » « Ba o ai, Frosico, numai ca acum se cheama Proiecte. » « Sefu’, eu nu mai pot lucra in felul acesta, daca nu imi puneti inapoi coloana de Dosare eu imi dau demisia… » « !!! »

Alegeti un software in care numele campurilor, formatarea, ordonarea, culorile etc. sa poata fi modificate cat mai usor, incat cei care nu pot lucra cu « customers » in loc de « clients » sa nu-si mai dea demisia.

Nu subestimati superficialitatea, indolenta, lipsa de responsabilitate si neatentia angajatilor! Daca cineva poate scrie o informatie in alt camp decat trebuie, sub alta forma, sa manance o cifra sau sa puna una in plus, sa stearga ceva din greseala sau sa uite sa salveze, atunci o va face.

Verificati daca softul care va intereseaza are suficiente sisteme de protectie anti-« creativitate », care nu ii lasa pe userii distrati sa « inoveze » atunci cand nu e cazul.

Oamenii suporta greu inechitatea. Urmatorul scenariu e dovedit stiintific, fara nicio urma de indoiala: « Frosico, ce preferi, ca tu sa castigi 1,000€ si cel care lucreaza mai putin si ma prost 800, sau sa castigi 1,100 iar lenesul 1,400 ? » Frosica – la fel ca si majoritatea celor chestionati – va alege prima varianta!

Cautati un sistem prin care munca fiecarui angajat sa poata fi masurata cu exactitate, si cantitativ si calitativ (pe cat se poate) folosind indicatori de performanta (metrics) si metode de comparatie care sa fie intelese si acceptate de catre toti angajatii. Discutati si cu cei de la HR cand luati stfel de dcizii, nu numai cu cei de la omercial si financiar.

Cu cat firma e mai mare, cu atat vor fi mai multi cei care va urasc, care sunt frustrati si se considera nedreptatiti; nu conteaza, aici, daca pe buna dreptate sau nu. Unii dintre acestia vor pleca din firma cu prima ocazie, pe altii ii veti da afara, insa altii vor ramane in firma si vor incerca sa-si faca singuri « dreptate ». In oricare dintre cazuri, managerul se poate trezi ca nu stie despre niciun proiect in ce stadiu se afla, ce s-a facut si ce trebuie facut in continuare, va avea surpriza sa constate ca niste date, fisiere, liste cu contacte sau alte asemenea, despre care putea baga mana in foc ca erau acolo cu cateva zile in urma, acum nu mai sunt…

Mai ales in Romania, sistemele cu arhitectura « antifrustrare » par sa fie cele mai indicate in aceste vremuri. In primul rand, e bine sa verificati ca sistemul nu permite unui angajat, oricat de suparat, sa faca stricaciuni ireparabile, daca isi pune asta in minte. Un software bun permite ca un nou/alt angajat sa se aseze la calculator, si, cu userul si cu parola celui disparut sa poata sa preia orice proiect exact din punctul in care a fost lasat si sa-l continue fara ca cei din jur (mai ales clientii) sa isi dea seama.

Se pare ca nu exista vreun angajat pe lumea asta care sa scoata de buna voie din sertar un manual de utilizare a unui soft si sa se uite acolo daca nu stie cum se face ceva. Daca nu se opreste de tot din lucru, spunand ca softul e defect, in cel mai bun caz pune mana pe un telefon si cere asistenta de la un serviciu (costisitor) de helpdesk. De asemenea, nu mai mult de 1% vor putea sa fie convinsi vreodata sa foloseasca combinatiile de taste (mult mai rapide, de multe ori) in locul mouse-ului.

Ca un soft sa fie folosit intensiv trebuie sa fie suficient de sugestiv incat userii sa poata invata functionalitatile esentiale in maximum 3-4 zile, mai mult prin incercari si deductii simple, fara manual (exentual cu un Help contextual); si – foarte important, mai ales pentru femei – numai cu ajutorul mouse-ului. Cum cineva trebuie sa « plateasca », totusi, pentru confortul userilor, e de preferat ca toata greutatea sa cada pe umerii cat mai putinor oameni, acestia fiind, de regula, administratorul de sistem si cei cativa foarte pasionati de IT, de analiza si de modelare. Cu cat userii sunt mai prosti si mai indolenti, cu atat administratorul sistemului va trebui sa fie mai destep si mai riguros ca sa poata modela businessul cat mai eficient si creativ, sa faca sutele de configurari si parametrizari ale sistemului incat angajatilor sa le fie cat mai usor si sa nu trebuiasca sa gandeasca mai mult decat scrie in job-description-ul postului lor.